Cuando lo importante se convierte en urgente

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Una situación importante y urgente

Esta es la historia de un hombre, que se encontraba en el desierto, casi moribundo por falta de agua y al ver pasar una caravana de hombres les pedía piadosamente el preciado líquido para saciar su sed. Una situación realmente importante y urgente

 

Los hombres que cruzaban el desierto al ver la agonía de aquel pobre hombre, se mostraban diligentes y angustiados; todos corrían de un lado a otro, hasta que uno de ellos, que parecía ser el jefe solicitó: “¿Urgente!, rápido, traigan una bota con agua, es importante darle de beber”.

 

Todos corrían para cumplir la voz de mando, y buscar el agua que se solicitaba, y de repente, otro hombre exclamó: “No, de una bota no, este hombre no tiene fuerza para tomar de una bota”, más bien traigan una botella y un vaso para que pueda tomar agua tranquilamente. Todos se miraban a la cara y decían “es verdad”, no obstante, otro de los presentes dijo con voz fuerte, protestando: ¿Están locos, que les pasa? – con un vaso de cristal corre el riesgo de que se le quiebre y se haga daño… ¡Traigamos una vasija de madera!

 

Y así se transformaba lo importante en urgente…

Mientras los hombres preocupados y ansiosos por ayudar, decidían como darle agua, ya casi sin voz el moribundo, susurraba: “Aaaguaa”

 

Dentro de la algarabía que tenían los hombres para decidir, hubo quien sugirió darle del mejor vino que llevaban para reanimarlo, otros sugirieron trasladarlo hasta donde hubiera sombra. Mientras tanto aquel pobre hombre decía implorando y ya sin fuerzas: “Beebeeer”

 

¡Llevémoslo a la caravana y pongámoslo en una cama! -intervino otro de los presentes. A los mercaderes no les dio tiempo a discutir más, aquel hombre acababa de fallecer en los brazos de quien lo quiso ayudar.

 

Diferenciar lo urgente de lo importante:

 

En el caso del aquel hombre moribundo, lo importante era ayudar a saciar su sed, y así salvarle la vida; aunque todos los hombres de la caravana lo tenían claro, no se daban cuenta que a medida que discutían y se tomaban el tiempo para decidir cómo ayudar, el hombre iba perdiendo la vida; los hombres fueron convirtiendo su discusión en lo importante, dejando fuera de contexto, el verdadero objetivo y la razón de ser por la cual discutían, que no era otra cosa que salvarle la vida. Lo que realmente era importante se fue transformando en urgente y paso a ser “importante y urgente”.

 

Lo Urgente:

Para tener claro cuándo lo importante se convierte en urgente, es determinante  tener claro estos dos conceptos: “lo urgente”: es una condición relacionada al tiempo, la cual aumenta a medida que se acorte el tiempo para la fecha límite de realización de la acción, y también dependerá del volumen o de lo complicado de las acciones. Una acción o tarea deja de ser menos urgente cuando se pospone la fecha límite de realización y dejará de ser urgente cuando la fecha límite se venció y no se realizó el evento o acción. Lo que se traduce que una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.

 

Lo Importante:

En cambio, la importancia es un juicio asociado a las consecuencias. Es decir, la condición de importante está relacionado al logro de objetivos; al riesgo de cumplir o fracasar. Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla. Por ejemplo, escribir el informe anual es importante, así como es importante presentarlo con antelación a la junta directiva; si esto último no se hizo se fracasó en el objetivo.

 

“Cuando estamos atentos de realizar las tareas más importantes con tiempo y bien hechas, seguramente nos enfrentaremos a menos tareas urgentes”

Generalmente, lo urgente es derivado de mala planificación

Las urgencias aparecen, generalmente, a la falta de planificación; al dejar de hacer las cosas importantes, nos arriesgamos a que se conviertan en urgentes, o peor aún, sea demasiado tarde para realizarlas y perder una oportunidad valiosa para lograr objetivos. Cuando planificamos correctamente y priorizamos adecuadamente cada acción o evento, con seguridad se lograrán los objetivos

Las urgencias exigen una atención inmediata y ponen a prueba la capacidad de respuesta”

¿Cómo actuar ante algo es urgente y/o importante?

Stephen R. Covey, autor de Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, propone una tabla en la que clasifica las actividades según sean Urgentes, No Urgentes, Importantes o no Importantes, que nos permite tomar decisiones sobre la gerencia de realizar tareas.

Si una tarea es:

  • Urgente e Importante, habrá que solucionar la tarea cuanto antes. 
  • Urgente y No Importante, habrá que delegar la tarea en otros.
  • No Urgente e Importante, habrá que retrasar la tarea.
  • No Urgente y No Importante, se deja la tarea para lo último o se olvida

7 Tip´s para no convertir lo importante en urgente

  • Al estar frente a dos o más tareas que implican el mismo consumo temporal, concentrémonos en la que tenga la fecha límite antes.
  • Si existen dos tareas con la misma fecha límite, dediquémonos, primero en la que requiere de más tiempo para su ejecución.
  • Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente
  • Si nos encontramos con dos tareas que producen consecuencias similares debemos considerar que ambas tienen la misma importancia.
  • Cuando se hace necesario establecer prioridades entre dos tareas diferentes, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no realizarla
  • Emplear el tiempo que sea necesario en hacer una planificación de la jornada: invertir, sean cuantos minutos se requieran en elaborar un plan, ahorran tiempo en el desarrollo de las tareas

“Aprovechar el tiempo con trabajo productivo, es sinónimo de ser más eficiente”

  • No pierdas tiempo en tareas que no sean productivas para el desarrollo:  Las actividades importantes pueden diferenciarse del resto porque producen resultados tangibles y se encuentran acordes con las metas y objetivos. Si utilizamos tiempo para realizar tareas que no son importantes obviando aquellas que producen cambios favorables en el desarrollo, estamos dejando en evidencia que no somos productivos ni eficientes.

La consecución de tareas importantes es el reflejo de que se está trabajando en un plan y no improvisadamente.

Planificar para que lo importante no se convierta en urgente

En una Gerencia, existe la planificación, justamente para evitar que lo importante se convierta en urgente: se priorizan las acciones de manera de poder establecer el logro de las metas u objetivos; se estima que cada actividad requiere, no sólo de tiempo de programación, sino de recursos, de comunicaciones, de presupuesto, en fin, de recursos que se establecen con antelación para la ejecución de la actividad.

 

El trabajo en equipo, el seguimiento y la evaluación en la planificación

Estos recursos y pequeñas acciones se convierten en la actividad en si misma cuando tienen responsables que trabajan en equipo, cuando se involucran a todos en el diseño del mismo, y son sometidas periódicamente, a medida que se desarrollan, a una evaluación frente al plan establecido; cada acción de este gran plan tiene su tiempo y su responsable, cuando esto no se realiza, se rompe el hilo conductor y se generan inconvenientes en el seguimiento y control; lo que era importante realizar para poder iniciar la próxima tarea o acción se convierte en urgente, es decir, en emergencia.

 

Claro que una emergencia se atiende, pero, ¡a que precio?

las emergencias se atiende… pero a costa de muchos más recursos que los que se hubiesen utilizados si se actuara de manera programada, también ocasiona distorsión en los objetivos, en las comunicaciones, pues la seguridad de los intervinientes en la ejecución de la actividad se siente frustrados o descontentos, y que a pesar de que se pueda solventar, y se encuentre una luz, siempre queda el gusanito de, “si hubiésemos actuado antes”.

 

Tener claro lo importante para alcanzar los objetivos es fundamental

En una organización, modestamente estructurada, debe existir la planificación, la cual debe tener en cuenta sus objetivos y metas y prepararse desde inicio de año con todas las acciones y medidas necesarias para realizar cada actividad que conlleve a alcanzar sus metas; debe tomar decisiones concretas en el momento de la planificación y no hacer un circo de decisiones momentos antes de que la actividad esté en riesgo de realizarse o no.

Conclusión:

Un gerente estructurado toma decisiones oportunas, sin importar si más adelante se equivoca, con tal de lograr que lo importante se realice a tiempo, y no arriesgar y caer en la improvisación, que a la larga, se convierte en tragedia, así como le pasó a aquel hombre en el desierto, en el que todos sabían que había que darle de beber y aun así por no tomar decisiones claras se les murió en los brazos.

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